Betanulás: tulajdonos

Kb. 20 perc, egyszer. Ez a lista jórészt beüzemelés, nem napi rutin: ha egyszer jól állítottad be, hónapokig nem nyúlsz hozzá.

Előbb csináld végig az eladó és a boltvezető betanulását: minden, ami ott van, nálad is megvan.

1. A bolt adatai (4 perc)

1. Beállítások, majd a Bolt fül. Töltsd ki a nevet, a címet és a nyitvatartást.

2. Küldj magadnak egy gyakorló visszaigazolást, és nézd meg a levél alját.

Ez jelenik meg az ügyfélnek küldött levelek láblécében és a nyomtatott munkalapon. Ha itt régi cím van, az ügyfél oda fog menni.

2. A munkalapszám és a címke (3 perc)

1. Számozás fül: az előtag a boltod kezdőbetűi. A formátum ELŐTAG-ÉV-SORSZÁM, és a sorszám minden év elején újraindul.

2. Címke fül: válaszd ki azt a méretet, ami tényleg a fiókban van.

A címkeméret átállítása nem nyomtat újra semmit

A ruhákon lévő régi címkék továbbra is működnek, mert a rajtuk lévő kód nem változik. Csak az ezután nyomtatottak lesznek az új méretben.

3. A jogi szövegek (5 perc)

Amíg ez nincs kész, a bolt nem tud aláíratni munkalapot. Ez a legfontosabb tétele a beüzemelésnek.

1. Beállítások, majd a Dokumentumok fül.

2. Nézd meg, melyik szöveg hiányzik. Kell az általános szerződési feltételek és az adatkezelési tájékoztató; a hírlevél szövege akkor, ha küldtök hírlevelet.

3. A szövegeket ügyvéddel írasd. A rendszer nem talál ki jogi szöveget, és ez szándékos.

Az élesített szöveget nem lehet visszamenőleg átírni

Amint valaki aláírta, az a verzió zárolódik. Új szöveget közzé lehet tenni, de a régi megmarad, mert az bizonyítja, mit írt alá az az ügyfél. Ezért érdemes az elsőt átolvasni, mielőtt élesíted.

4. A megőrzési idők (5 perc)

1. Megőrzés fül. Nézd végig a hónapokat: fénykép, aláírás, hozzájárulás, ügyfél azonosító adatai, testméret.

2. Futtass próbafuttatást. Olvasd végig, mit csinálna.

3. Hagyd kikapcsolva az automatikus takarítást, amíg a periódusokat ügyvéddel nem hagytátok jóvá.

A próbafuttatás semmit nem ír. A bekapcsolt takarítás igen, és visszavonhatatlanul.

5. A napló (3 perc)

Nyisd meg a Naplót, és keress rá egy mai eseményre. Szűrj eseménytípusra.

Minden módosítás benne van: ki, mit, mikor, miről mire. Nem törölhető és nem szerkeszthető. Szándékosan nincs rajta export gomb: az adatexport külön dolog, más felelősséggel.

Amiért jogilag te felelsz

A bolt az adatkezelő, nem a rendszer szállítója. Ez a gyakorlatban három dolgot jelent:

1. A jogi szövegek a tiéd. A rendszer tárolja és bizonyítja, hogy elfogadták; a tartalmuk nem az ő dolga.
2. A megőrzési időket te hagyod jóvá. A rendszer alapértelmezéseket kínál, nem tanácsot ad.
3. A törlési kérelmet neked kell teljesíteni. A rendszer elvégzi, és meg is mutatja, ha nem lehet, mert az ügyfélnek nyitott munkája van.

Amit érdemes negyedévente megnézni

• A munkatársak listáját: dolgozik-e még mindenki, aki be tud lépni.
• A Megőrzés fület: jóváhagytátok-e már a periódusokat.
• Egy adatexportot: hogy tudd, működik, mielőtt tényleg kellene.